|
Dlaczego archiwizacja elektroniczna?
Wiele firm i instytucji w trakcie codziennej działalności boryka się z problemem rosnącej ilości dokumentów w formie papierowej. Dotarcie do potrzebnej informacji jest coraz trudniejsze, zajmuje coraz więcej czasu, a czasami jest wręcz niemożliwe ze względu na rozproszoną lokalizację czy fizyczne zniszczenie dokumentu.
Wszystkie opisane problemy rozwiązuje własne archiwum elektroniczne, w którym zamiast oryginalnych dokumentów używane są ich elektroniczne kopie.
Korzyści, jakie płyną z archiwizacji to:
- szybkie wyszukiwanie dokumentów po wielu kryteriach
- możliwość przeglądania tego samego dokumentu przez kilka osób jednocześnie
- wyszukiwanie powiązane umożliwiające np. odnalezienie wszystkich dokumentów tego samego kontrahenta
- kontrolowany dostęp do dokumentów - przeglądanie archiwum dozwolone jest tylko dla osób o określonym poziomie uprawnień
Jak powstaje archiwum elektroniczne ?
Dokumenty papierowe są zamieniane na wersją elektroniczną w procesie skanowania. Do powstałych w ten sposób obrazów wprowadzane są dane indeksowe, które wykorzystywane są do wyszukiwania dokumentów. Indeksem mogą być dowolne dane wskazane przez Klienta, jednak najczęściej jest to: imię, nazwisko, pesel, numer umowy lub inne specyficzne dane pozwalające zlokalizować szukany dokument. Tak opisane dane trafiają do aplikacji, która instalowana jest u Klienta. Opcjonalnie dane mogą zostać wyeksportowane do ustalonego formatu i zaimportowane do aplikacji już istniejącej.
| 
